Projektrisiken meistern – mit den neuen WILDQARDS No.5

Das WILDQARD Set No. 5 Project Risks ist für Manager von Design- und Entwicklungsprojekten gemacht und enthält 64 typische Risiken, wie sie in Projekten auftreten können – unterteilt in die Kategorien Timing, Quality, Margin, Legal und Orga. Ihr werdet viele Situationen aus eurer eigenen Praxis wiedererkennen. Wir nutzen diese WILDQARDS vor und während eines Projektes und bestimmen die relevanten Risiken, die wir im Auge behalten wollen. Eine knackige Teamaktivität, die nicht mehr als 20 Minuten kostet, aber haufenweise wichtige Erkenntnisse bringt.

Wenn ein Produkt auf den Markt kommt, stehen erst einmal Leistung und Erfolg im Mittelpunkt der Kommunikation. Über Probleme, die im Verlauf des Projekts vielleicht aufgetreten sind, spricht jetzt niemand mehr. Aber du weißt es: Probleme gehören einfach zum Projektalltag dazu. Und dabei sind es nicht unbedingt neue Probleme, denen du im Laufe von Projekten wieder und wieder begegnest. Zeitknappheit und schlechte Kommunikation sind z.B. Klassiker dafür. Um nicht jedes Mal aufs Neue ins offene Messer zu laufen, übertragen wir die Erfahrungen und unser Wissen immer auch auf neue Projekte. Und schaffen damit einen Wissenspool von Best Practice Beispielen und Projektmanagement-Heuristiken, welche nicht nur Schlimmeres verhindern helfen, sondern auch wertvolle Anregungen bieten.

Lebenswichtig im Medical Design

Vielleicht sind wir Risikomanagement-affiner, da wir hauptsächlich im Bereich Medical Design arbeiten. Dort gehört das Risikomanagement zu den gesetzlich vorgeschriebenen Maßnahmen, um Schäden für Leib und Leben von Anwendern und Patienten fernzuhalten. Schon vor Jahrzehnten haben wir begonnen Risiken und Probleme zu erfassen, auf welche wir häufiger stießen. „Durch Schmerz wird man klug” ist zwar eine gültige Weisheit, aber für einen professionellen Service nicht wirklich anwendbar. Nicht jeder einzelne im Team kann diese Weise des Lernens genießen. Deshalb führt kein Weg daran vorbei, man muss die Erkenntnisse irgendwie festhalten. Große Textmengen aber überfordern und langweilen schnell, daher haben wir die einzelnen Risiken zunächst in Checklisten-Form zusammengefasst. Diese Übung ist aber eher trocken und beim Durchschauen fehlt oft die Konzentration, sich die Risiken und ihre Auswirkungen auch wirklich vorzustellen. Wenn wir diese Übung aber im Team machten, bemerkten wir, dass die Diskussion über mögliche Risiken nicht nur mehr Motivation freisetzte, sondern uns auch regelmäßig neue Ideen und Perspektiven bescherte.

Die optimale Form = kleine Karten

Die Lösung? Ein Kartenset, das zum spielerischen Einsatz verleitet und das wir interaktiv verwenden. Methodenkarten sind im Kreativbereich nichts Neues und werden vielseitig eingesetzt. In einem ersten Entwurf ist ein großformatiges, eher unhandliches Kartenset mit Bildern, Titeln und weiteren Informationen in Textform auf den Rückseiten der Karten entstanden. Im weiteren Verlauf haben wir sowohl die Kartengröße, als auch die darauf vorhandenen Informationen drastisch reduziert. Nun passt jede der 64 Karten auf eine Handfläche, sodass man alle Karten auf dem Tisch nebeneinander auslegen kann. Die WILDQARDS transportieren ihre Botschaft jeweils nur durch vier Elemente: Thema, Kategorie, Headline und Bild. Die ausgefuchste Text-Bild-Kombination auf den Karten regt zum Nachdenken und auch schon mal zum Schmunzeln an. Durch das Weglassen von Informationen bleibt Platz für eigene Assoziationen und Anekdoten. Auf der Rückseite befindet sich nun statt viel Text ein QR-Code, der auf die dazugehörige Internetseite der Karte führt. Hier findest du dann schließlich doch eine kurze Beschreibung des Risikos und mögliche Gegenmaßnahmen.

Drei typische Beispielkarten aus dem Bereich Projektorganisation aus dem WILDQARD Set No. 5 Project Risks, Probleme, wie sie jeder schon mal erlebt hat.

Gerade in der Anfangsphase eines Projekts helfen dir die WILDQARDS dabei, leichter in die Vogelperspektive zu kommen. Im kleinen Team oder auch allein kannst du die Karten durchgehen, diskutieren und sortieren, welche Risiken für ein Projekt relevant sind. 64 Karten sind eine große Anzahl, daher ist eine klare Auswahl notwendig. Wir empfehlen das Auslegen auf einem Positionierungskreuz. Aufgeteilt in die Felder Risiken, Probleme, Ziele und Resultate kannst du die WILDQARDS je nach Relevanz verschieben und anordnen. Die Diskussion über mögliche Fehlerquellen führt regelmäßig zu neuen Strategien, die zur Vermeidung beitragen. Aber auch nach Abschluss eines Projekts kann ein Blick auf die anfänglichen Überlegungen aufschlussreich sein, um zu rekapitulieren: Welche Risiken sind wirklich eingetreten? Haben die Gegenmaßnahmen funktioniert?

Gibt es das auch „in Digital“?

Durch COVID-19 ist es momentan schwierig, die Haptik der Karten im Team zu nutzen. Zusätzlich verschiebt die allgemeine Digitalisierung den Wert von anfassbaren Arbeitsmaterialien ins Digitale. Damit wir die Diskussion auch digital führen können, nutzen wir die WILDQARDS auf dem virtuellen Whiteboard MURAL. Auch hier kannst du sie auslegen, verschieben und mit digitalen Post-Its mit weiteren Anregungen, Maßnahmen oder Notizen ergänzen.

MURAL Positionierungskreuz mit WILDCARDS No. 5
So setzen wir die WILDCARDS im digitalen MURAL-Board ein.

WILDQARDS: unser komprimiertes Erfahrungswissen in gut teilbarem Format!

Dieses gesammelte Wissen wollen wir dir nun in Form der WILDQARDS No. 5 Project risks zur Verfügung stellen und so auch anderen Unternehmen Fehltritte ersparen. Weil uns das Format so gut gefällt, arbeiten wir bereits an weiteren WILDQARD-Sets und testen sie in unseren aktuellen Projekten. Die ersten drei Sets sind auf Basis der Megatrend-Map vom zukunftsInstitut entstanden. Anhand des WILDQARD Sets 9 Designprinzipien kann genauer untersucht werden, welche spezifischen Designprinzipien für ein Projekt mehr oder weniger relevant sind. Needs and Values (WILDQARDS No.16) sind an die Bedürfnispyramide von Maslow angelehnt. Wie der Name bereits verrät, geht es um die Bedürfnisse und Werte, die in einem Designprojekt berücksichtigt werden müssen. Genau wie die Projektrisiken sind alle WILDQARDS nach demselben Prinzip aufgebaut: 64 Karten zu einem Thema, bestehend aus den vier Elementen Thema, Kategorie, Headline und Bild.

WILDQARDS

> Hier kannst du ein 64er Set mit echten Karten käuflich erwerben zum Preis von 32,- EUR zzgl. MwSt. und Verpackung. Für die digitale Verwendung findest du >hier auch eine Übersicht über die WILDQARDS 5 Project Risks.

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Lydia

Lydia schreibt über Designprozesse und unsere Projekte im Bereich Medical Design.

Originally written by Lydia Münstermann, 06. Januar 2021. Last updated 08. Januar 2021

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