简报——与设计师高效沟通的诀窍

客户与设计师高效沟通是项目运行的基础,但同时也是挑战。在项目开始前进行一次“项目简报”大有裨益。“简报”一词原是军事术语,如今也广泛用于营销和设计领域,指“对项目的简要介绍”。

为什么项目简报如此重要?

简报是成功合作的基础。即使是有经验的设计师也常常低估简报的价值——促使客户和设计师开诚布公地高效沟通。合作期间难免会涉及隐私信息,因此有必要事先签订保密协议,确保双方坦诚相待,如此也不会因小摩擦或经济问题产生龃龉,以免危及项目。

一份好的简报是什么样的?

这个问题没有标准答案。简报的具体呈现,取决于现实情况,其结果大于过程。一次突发会议或一份上百页的报告,都可能是简报的呈现形式。客户和设计师必须沟通出一个明确的项目概况,以回答所有重要问题。简报诚然不是交流基本信息、澄清问题和制定后续计划的唯一途径,但越早完成,越能为良好的设计工作奠定基础。在简报中不应有任何禁忌,设计师必须批判性地思考所有内容:本质是什么,关键点是什么,客户的假设是否合理。通过采访形式提出具体问题并了解相关情况。最终通过简报明确项目是否具有现实可行性。

一份好的简报甚至可以展现最终蓝图。尽管设计尚未正式开始,设计师已经提前做了大约5-10%的工作。但这并不意味着可以省去设计师与客户间的交流,良好的沟通可以帮助建立信任关系。

哪些地方可能会出错,该如何避免?

简报也有缺点。由于设计师和客户会交换大量信息,导致我们很容易因小失大。所以首要任务是高效沟通,敲定产品或项目的核心。理想的状态是,客户站在设计师的立场上考虑自己需要什么信息,以最佳形式推进项目。

设计是一个有关信任的问题。设计公司和客户双方都会从自己的立场看待项目,所以双方应就所有问题充分沟通,相互理解。无论各自最初的想法如何,最终彼此需达成共识。

即使双方是亲密熟稔的合作伙伴,也切忌掉以轻心,忽视客户毕竟是非专业人士的事实。因此无论如何要重视简报的作用,对待所有项目都保持批判的目光。最好的做法永远是为客户答疑解惑,而不是任由客户长篇大论,完全主导设计项目。

简报须包含哪些内容?

简报形式不一,但其第一要务都是传达信息。例如,在简报开头展示项目名称,让参阅人员清晰地知道任务主题。精准的措辞和具体的名称是理解项目的关键。项目简报中最重要的三个问题是:项目目标是什么?对象是什么?要达到什么结果?

许多项目涉及暂时难以用语言描绘的创新。在这种情况下,将其与竞品方案进行比较可能会有所帮助。简报还应明确具体参与人员及其职责分配。详细描述任务、准确划分职责对项目运行大有裨益。

设计师和客户应就项目框架在人员、时间和财务上达成一致。时间规划方面可设定期限。开支、成本和价格信息,如目标价格和投资成本等,切勿避而不谈。只有这样,设计师才能在给定条件下创造出新产品。巍德设计将以下24个设计因素全面列入简报,并根据项目情况调整各大因素的主次关系。

这24个设计因素也能作为竞争优势助力营销。以书面形式写一份简报意义重大,这样客户才能客观地比较各方报价。24个设计因素能从各个角度全面地描述项目,即便对零经验客户来说也是一个优秀的指南。

如何制作完美的简报向来没有标准答案。比简报制作过程更重要的是,双方能就项目达成一致。

Weiterführende Links:
24 Designfaktoren
Vorlage für ein Briefing
VDID: Honorare und Verträge
Creating The Perfect Design Brief – Peter L. Phillips

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Lydia

Lydia writes about design processes and our medical design projects.

Originally written by Lydia Münstermann, 03. 5月 2021. Last updated 03. 5月 2021

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